La Columna, edición del 20 de Noviembre de 2008

Hábitos laborales

Si se abarca mucho, se aprieta poco y mal

Considerada una habilidad, la realización de múltiples tareas simultáneas es, sin embargo, una traba para la efectividad, la colaboración y la salud.

Muchas personas se sienten orgullosas al decir que pueden desarrollar muchas tareas diferentes simultáneamente. Pueden sostener el teléfono entre la cabeza y el hombro mientras conversan, mandar un mensajito por celular con una mano mientras cliquean una búsqueda en Google con la otra y escuchan, por supuesto, todo lo que uno les está diciendo en ese momento.

Equiparándose con las poderosas computadoras, hacen muchas cosas al mismo tiempo, dividen su atención y logran, según dicen, ser más efectivas en un lapso mucho menor. Solemos verlas en las oficinas, los negocios, la calle, movedizas, hiperactivas, aceleradas, ejemplos típicos de habitantes de este mundo cada vez más tecnologizado.

Es que la tecnología incrementa las posibilidades que tenemos de hacer varias tareas a la vez. Facilita procesos, pone al alcance formas rápidas de comunicarse y se ha vuelto tan portátil, que nos acompaña adonde vayamos.

También en conexión con la vanguardia técnica, se ha denominado multitarea (multitasking, en inglés) a esta modalidad de trabajar en varios frentes simultáneos desarrollando actividades paralelas, en un ir y venir de la atención de un objetivo a otro.

No es lo que parece

Sin embargo, hacer mil cosas a la vez puede resultar una pérdida de tiempo, causar más errores, atentar contra la eficiencia y desconectar a las personas de su entorno. Aunque dé una imagen falsa de productividad y efectividad, realizar varios trabajos simultáneamente no es práctico, va en contra de la creatividad y obliga a compartir ineficientemente recursos mentales mientras se salta de una actividad a otra.

Caemos en la trampa de creer que se puede hacer todo al mismo tiempo, cuando se trata de tareas que se han automatizado, pero a medida que se complejizan aspectos de la realización, se definen tiempos límites y se articulan trabajos con otros, comienzan a aparecer los problemas y se generan conflictos y estrés.

Detrás de esta modalidad se encuentran hábitos que las personas adquieren y sobre los que es necesario trabajar si se quiere evitar este accionar erróneo.
Imagine una situación así. Uno está trabajando sobre un documento en el procesador de texto. Se abre una ventanita en la pantalla con un mensaje de un amigo, lo contesta. Vuelve al trabajo. Suena el aviso de que un e-mail llegó. Va a la casilla. Responde el e-mail. Vuelve al documento. Suena el teléfono. Mientras habla por teléfono corrige el trabajo ayudado por el corrector. Alguien entra a la oficina y deja una carpeta en el escritorio. Usted le sonríe y le recuerda que le debe un informe. La persona del otro lado del teléfono le dice que no entiende de qué le habla. En su apuro por contestar, y ante la insistencia del sonido que le avisa que ya llegaron tres mails más, quiere minimizar el trabajo y lo cierra por accidente, sin haber guardado la versión.

Respuesta inmediata

Obligarse a estar atento permanentemente a toda la información que se recibe o intentar dar respuesta a cada mensaje inmediatamente, desestructura cualquier metodología de trabajo. Asimismo, crear en otros la expectativa de que uno responderá inmediatamente genera presiones y confusión de prioridades.

Hay acciones simples que evitan estar siempre a disposición del entorno. Organizar la lectura de e-mails en dos turnos, a la mañana y a la tarde, por ejemplo. Armar carpetas y filtros que hagan que los mensajes importantes esperados se guarden de manera ordenada y se pueda tener acceso a ellos fácilmente. Quitar el sonido en los lapsos de no atención. Apagar el celular cuando uno debe enfocarse en una tarea, una conversación, un cometido.
También es necesario destinar tiempo a las tareas que uno debe o quiere finalizar. Aplicarse a un trabajo hasta terminarlo. Realizar varias cosas al mismo tiempo es una manera de postergar todas.

Poner freno

Implicar a otros en la propia estrategia. Establecer límites. Decir que no. Comunicar verbal y claramente que uno tiene que completar algo y que luego podrá dar a la persona que lo reclama toda su atención. Demarcar tiempos de reunión, aún cuando el encuentro sea informal, y respetarlos.

Esto puede ser en un principio antipático, pero garantizará tiempo, espacio mental y posibilidades de trabajar en lo que necesita. También asegurará un mejor trato y una dedicación real a los demás.

Cuando estamos desbordados, solemos poner nuestras habilidades de comunicación en piloto automático y adoptamos algunas de las peores formas de los mensajes instantáneos. Nos volvemos rudos, impulsivos, toscos, abreviamos la información.
Cuando las tareas son tantas que no podemos conectarnos bien para completarlas adecuadamente, es tiempo de frenar y elegir qué hacer, para hacerlo bien y en el tiempo estipulado.

Recuadro

Virtud y/o defecto

En Google abundan los pedidos de empleados que trabajen en la modalidad multitarea. Aparecen 85.600, buscando sólo en inglés. Por ejemplo:

“¿Es usted increíblemente organizado y detallista? ¿Un excelente y experimentado profesional que pueda hacerse cargo del manejo de calendario y entrevistas para una de las mejores, más grandes y prestigiosas firmas legales en el país? Requerimientos: Experiencia de al menos tres años. Detallista. Habilidades organizativas. Actitud profesional, flexible y cortés. Habilidad multitarea. Trabajo en equipo.”

Sin embargo, esta aptitud que se requiere con tanto interés, es rechazada cuando constituye un hábito riesgoso.
Según la organización automovilística británica Fundación RAC, se calcula que 50% de los conductores de entre 18 y 24 años envían textos mientras conducen. Y el resultado no sólo es la disminución en la capacidad de reacción, los SMS disminuyen en 35% el tiempo promedio de reacción de los conductores, sino éstos también suelen cruzar más los carriles y tienen un pobre control del volante.