La Columna, edición del 18 de Septiembre de 2008

Herramientas al alcance de toda organización

Se busca analista de puestos de trabajo

Una forma simple de identificar, comprender y documentar la incidencia y alcance de un puesto en la organización. Su objetivo es definir de manera clara las tareas que se van a realizar en una determinada posición y los factores necesarios para que sean desarrolladas con éxito.

El Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo es, en la práctica organizacional, una herramienta que puede usarse amplia y productivamente. Sin embargo, suele dejarse “para cuando se necesite buscar a alguien”, o bien desarrollarse informalmente en una charla apurada…

Independientemente del tamaño y la complejidad de la organización, la información, incorporada en un documento creado para tal fin, debería incluir aspectos relativos a la identidad del puesto, su ubicación en el organigrama, el espacio físico y operativo que ocupará, una lista de tareas, obligaciones y responsabilidades, las condiciones de trabajo y la remuneración. También, qué requisitos debe cumplir la persona que ocupe esa posición. En fin, una síntesis de las dimensiones del puesto.

Modelo múltiple

Es útil a la hora de reclutar y seleccionar personal. Una definición inequívoca del puesto ayuda a diseñar avisos de búsqueda de personal representativos, a presentar a los posibles candidatos información ajustada, y a direccionar las preguntas a partir de objetivos claros.

Ubicar a la persona correcta en el puesto correcto es el ideal. Conocer en profundidad la posición ofrecida y poder comunicarlo habilita un intercambio más real, limita la incertidumbre y ahorra tiempo.

Sirve como herramienta de gestión de procesos. Este tipo de documentos facilitan la distribución de información y acelera el conocimiento, por parte de todo el personal, de qué se espera de cada puesto y cómo se relacionan las actividades, responsabilidades y espacios. Así, resulta más sencillo coordinar acciones y trabajar en conjunto.

Metro patrón

También aporta un patrón de medida estable y verificable, para la evaluación de desempeño, la valoración de tareas y el seguimiento, guía y entrenamiento del empleado.

Conocer en profundidad y tener por escrito las características, responsabilidades, funciones y propósito del puesto también faculta para el armado de programas “a medida” de formación y desarrollo y para el planeamiento de sucesiones o cambios en el desempeño. Un error común en las organizaciones es poner en una posición que queda vacante a cualquier otro empleado que se ha desempeñado bien en su propio puesto, sin analizar si su preparación, habilidades y actitudes son extrapolables.

Cambio sobre conocido

Tener bien definidos por escrito los puestos también facilita la revisión y el rediseño de los mismos. Así, es posible que en la creación de un departamento de ventas, sea necesario un vendedor –viajante que desarrolle la mayoría de sus tareas mientras recorre la zona. Pero si además se requiere que realice, contactos y acuerdos con revendedores, y forme así su propia red, en algún momento hará falta transformar su puesto para habilitar la gestión de redes.

Rediseñar los puestos, basándose en la información de las descripciones, es una forma de ampliar la satisfacción de los empleados, mantener y aumentar el nivel de desempeño global, y reducir el impacto negativo de la rotación, el ausentismo repetido y las enfermedades.

Molde

Entre los datos que debe incluir una descripción del puesto de trabajo están:

» El título o nombre del puesto. Sirve a la identificación, pero también se conecta con la valoración, la autoestima de quien lo realiza y el reconocimiento de los demás.

» El trabajo a realizar y cómo se mide. Responsabilidades, funciones, alcances, tareas e instrumentos. Lo ideal es describir las tareas claramente, clasificándolas según prioridades y plantear un modo de medición de resultados. Aclarar también si es responsable de personas, materiales específicos o procesos.

» El lugar de trabajo. El espacio físico, su ubicación en el marco general Aunque las personas puedan acostumbrarse a trabajar en cualquier lado, sentirse en su territorio las conecta con la pertenencia y el compromiso.

» Las relaciones con otros puestos. ¿De quién depende y a quiénes supervisa? ¿Cuál es la significación de su trabajo en el trabajo total? ¿Con quiénes deberá coordinar acciones en paralelo?

» Marco laboral. Carga horaria, horarios, turnos, cortes o descansos. Uniformes o vestimenta adecuada. Control de asistencia y otros mecanismos. Remuneración.

» La persona en el puesto. ¿Qué estudios, habilidades y actitudes se necesitan? ¿Qué cosas se necesitan saber y cuáles se podrán aprender? ¿Para qué le servirá su experiencia? ¿Qué posibilidades de crecimiento hay? ¿Cuál es el futuro del puesto? ¿Y las del empleado?

Claro que un puesto bien definido tiene que ser el campo en el que el empleado se proyecte, desarrolle su propio estilo de trabajo y sume su individualidad al proyecto general.