La Columna, edición del 17 de Julio de 2008

Herramientas de comunicación

Dime lo que envías y te diré quien eres

Conocidos refranes sirven de ayuda para usar adecuadamente el correo electrónico, una aplicación de internet clave a la hora de intercambiar información.

Desde que en 1971, Ray Tomlinson, de BBN, mandó el primer e-mail por la red que devino en la actual Internet, billones de mensajes han sido enviados y recibidos. El e-mail es hoy una de las aplicaciones de Internet más populares y útiles.

Diariamente, personas de todas las edades se comunican a través de esta forma de correo. Intercambian información, desarrollan negocios, cierran acuerdos, establecen y sostienen relaciones.

Manejarse con propiedad a la hora de escribir un e-mail es una necesidad. Y si bien la del correo electrónico es una tecnología “de avanzada”, para describir un uso adecuado de la misma podemos remitirnos a la sabiduría popular expresada por conocidos refranes.

“Para muestra basta un botón”

Aunque necesariamente corta, la línea de Asunto o Subject debe contener información suficiente para anticipar al receptor el contenido del e-mail. La persona que recibe el mensaje, especialmente aquél que no conoce a quién se lo envió, usará esa información para decidir qué hacer con el mensaje.

Los e-mails con la línea de asunto en blanco o con una oración muy general, por ejemplo “Pregunta”, o “Información” seguramente recibirán menor atención que los que inviten a su lectura.

“A lo hecho, pecho”

Siempre es conveniente “firmar” los e-mails. Es la manera de asegurarse de que se sepa quién envió el mensaje.

La “firma” es un pequeño bloque de texto, de no más de 7 líneas de extensión, que contiene los datos del autor del e-mail, y que los programas de correo suelen incorporar automáticamente.

Si se trata de un e-mail de negocios, la firma puede incluir, además del nombre completo, el puesto y la empresa en la que se trabaja, otras formas de contacto, como el teléfono, la dirección de e-mail y la URL (con formato de hipervínculo) del sitio web.

También se usan firmas que incluyen una pequeña cita, o un dibujo, representativos de la persona que escribe.

“Si querés que te escuchen, habla bajo”

Uno de los errores más comunes que se cometen es ESCRIBIR TODO CON MAYÚSCULAS. Las mayúsculas pueden usarse para los títulos o para dar énfasis a alguna palabra o frase, pero escribir todo el texto así equivale a gritárselo a la persona que lo lee y dificulta la lectura.

“Mejor prevenir que curar”

Debe chequearse a quién se envía directamente el mensaje (Línea del Para o To) y a quién se quiere mandarle una copia (Línea de Cc:). Es fácil enviar por accidente un mail a la persona equivocada sobre todo en etapas de mucho trabajo.

“Lo bueno, si breve, dos veces bueno”

Un e-mail conciso y específico ahorra tiempo de transmisión y de lectura.

En caso de querer compartir un artículo, imágenes o cualquier texto de la web, es preferible hacer referencia a la dirección o URL en la que se encuentra, antes que copiar o insertar archivos que aumentan el tamaño del mail.

Al reenviar un mensaje, es importante conservar lo principal y recortar el material accesorio (direcciones de otros reenvíos, etc.)

También es aconsejable cuidar el tamaño de los archivos adjuntos. A mayor peso, mayor tiempo de conexión. Muchos servidores de correo imponen restricciones de tamaño para el intercambio y en otros, los envíos grandes provocan bloqueos.

Cuando uno redistribuye información es inteligente chequear las fuentes. Algunos graciosos se dedican a generar información falsa, y al reenviarla uno se convierte en cómplice.

“ Lo cortés no quita lo valiente”

Atenta a leer cada mensaje enviado hay una persona que merece ser reconocida y tratada cortésmente.

Los e-mail comerciales, desarrollados en un lenguaje más formal, deben iniciarse con los datos de la persona a la que van dirigidos, como una carta de negocios. En los mensajes familiares o amistosos también puede incluirse un saludo final. En todos los casos debe darse cierre al mensaje con un saludo acorde con el contenido.

Los errores gramaticales, de puntuación y de ortografía deben evitarse ya que dificultan la lectura y en mensajes cortos suelen conducir a malentendidos.

La respuesta en un tiempo razonable es regla para mantener una buena comunicación, así como el avisar si no se va a contestar el correo durante un tiempo. Para ausencias y vacaciones es posible programar una respuesta automática de aviso.

Aunque cada quien infunde a sus e-mails su estilo de comunicación, es importante observar qué reglas rigen en cada organización para el intercambio de correo, a fin de usar apropiadamente esta poderosa herramienta de comunicación.

Recuadro:

El ojo del amo en el e-mail ajeno

Desde el pasado 4 de junio, y según la actualización de la ley 26.388, llamada de Delitos Informáticos, las compañías están autorizadas, previo aviso fehaciente, a monitorear los e-mails que sus empleados envían y reciben en la casilla habilitada por la empresa. Se considera al correo electrónico corporativo como herramienta laboral cuya titularidad es del dueño de la compañía y no del empleado que la utiliza.

Entre los usos indebidos de la casilla corporativa está la transferencia de información confidencial de la empresa y el abuso de comunicaciones con fines personales. También está sujeto a sanciones el empleado que injurie a otro a través del correo electrónico laboral, el que trafique obras indebidas (software o imágenes, entre otras) o envíe material pornográfico (para la nueva ley esto también está penado en el caso de las casillas de correo personales).

Lo que sí convalida el Ministerio de Trabajo es el uso del mail corporativo con fines sindicales, ya que muchas empresas tienen a su personal desperdigado por el mundo.