Las reuniones: coordinar, cerrar y acompañar
Aunque se haya planificado con cuidado a partir del propósito del encuentro, manejar adecuadamente el aquí y ahora de la reunión se torna clave para lograr la participación y los resultados buscados.
Contar con un lugar confortable, con suficiente espacio y apto para el propósito de la reunión es lo ideal, pero si esto no es posible, lo importante es crear una atmósfera atractiva y cálida que conduzca a la interacción. Aún cuando los temas sean duros o conflictivos, siempre es provechoso mantener un clima de apertura a la comunicación.
Un aspecto central es tener disponibles materiales que ayuden a la información y ofrezcan a todos los participantes la posibilidad de conocer, entender y participar. Impresos, presentaciones, carteles que hagan énfasis en los puntos clave, no sólo servirán para compartir datos sino también para volver a ellos a medida que se desarrolla el tema.
De acuerdo con el objetivo de la reunión y también con su extensión, a veces se hace necesario proveer algún refresco, café, galletitas o algún caramelo. Estas cosas parecen nimias, pero ayudan a la comodidad.
También es práctico designar a alguien para que tome nota, labre el acta o se encargue de hacer un resumen de la reunión. En ese documento se consignará, de manera formal o informal, quiénes participaron, objetivos perseguidos, temas tratados, acciones a desarrollar y responsables de las mismas. Son datos que servirán para hacer el seguimiento de los temas, como base para nuevas reuniones y de memoria.
Más que enfocarnos en hablar de personas, ya que eso será definido en cada situación, es necesario tener en claro funciones a cumplir y acciones a desarrollar.
Bienvenida con pautas
No importa que sean varios los que hablarán o que se rote en la coordinación, siempre tiene que haber alguien a cargo de conducir la reunión. Este conductor será quien dará la bienvenida, agradecerá la presencia y comentará brevemente el plan a desarrollar. Recordará tiempo pautado, aclarará el tipo de participación deseado y establecerá reglas como la confidencialidad o la reserva, en caso de ser necesario. Si aspectos como lo que se espera de los participantes, a qué se dará lugar y a qué no, cómo se tomarán las decisiones y cuál es el objetivo buscado, quedan claros, se reducirán los imprevistos y se trabajará con mayor tranquilidad.
Habilitación y espacio
Tiene, también, que haber alguien (puede ser la misma persona, de acuerdo con el tipo de reunión) que se ocupe de coordinar el desarrollo de la reunión. Si hay participaciones pautadas (informes, presentaciones, muestras, experimentos) será quien habilitará a cada orador y marcará el tiempo de exposición. También dará, en el transcurso del encuentro, espacio a las intervenciones de otros participantes demostrando que valora sus ideas, opiniones y preguntas.
Es importante que quien coordine:
- Haga preguntas abiertas para favorecer la participación
- Pida diferentes puntos de vista y cuide las nuevas ideas
- Busque que se aclaren las dudas.
- Mantenga el foco en las ideas y no en la gente.
- Guíe el proceso y habilite a que se construya el contenido
- Pueda sugerir técnicas de desarrollo de ideas.
- Se enfoque en los temas acordados y mantenga la participación sin que se avance en temas distractivos.
- Sea capaz de alentar la participación y balancear los aportes.
De acuerdo con el objetivo de la reunión, es posible que el coordinador tenga, además que:
- Reconocer y reforzar contribuciones constructivas.
- Repartir próximas tareas a lo largo de la reunión asignando acciones específicas y comprobables.
- Pedir acuerdos, definir opciones, marcar caminos.
- Mantener al grupo al tanto del avance en el proceso.
- Ayudar al logro de consenso y la elaboración de conclusiones.
El paso siguiente es el cierre de la reunión. Será el tiempo de revisar los pasos a seguir y las diferentes asignaciones, de manera de asegurarse que cada persona conoce sus obligaciones y podrá comenzar a trabajar luego de la reunión. También de hacer, en forma breve y directa, un resumen de los logros, y agradecer a los participantes por su presencia y contribuciones.
Tras la reunión, se vuelve imprescindible el seguimiento. Aunque se haya preparado bien el encuentro y logrado una buena participación si se falla en el acompañamiento se corre el peligro de no lograr el propósito.
En principio hay que evaluar la reunión y descubrir qué cosas funcionaron y cuáles deben mejorarse. También es práctico sumar las notas e impresiones, así como los materiales utilizados, en un documento de síntesis y distribuirlo a quien pueda interesarle dentro de la organización. Luego hay que definir cómo se acompañan las acciones a desarrollar y cómo se monitorea su progreso. Las reuniones efectivas son un eslabón en la cadena del trabajo conjunto.
Recuadro
Ridículas, si, pero ellos querían asegurarse aislamiento, confidencialidad y concentración.
Las reuniones de “cierre de tapa” de algunos periódicos norteamericanos: 10 minutos, todos sin sentarse, para motivar una rápida toma de decisiones.
48 comentarios:
Me encantó que me hicieras recordar al super agente 86!!!!
Inefectivas como pocas esas reuniones pero con tu ejemplo yo no me olvido mas de lo que hay que tener en cuenta.
Adriana
Me gustó lo de que las reuniones son un eslabón y lo del seguimiento, me parece muy importante acompañar los procesos.
Gonzalo
Estuvimos toda la mañana tratando y la verdad, esas letritas que aparecen para la verificación, nos volvían locos.
Nos quedamos pensando en esa coordinación de la que hablas ¿la hace un jefe en una empresa? ¿puede hacerla otra pesrsona uanque el jefe esté? ¿y en una familia?
Luis y Macarena
Alguien que se haga cargo de coordinar la reunión...sabes en que cantidad de reuniones estuve en donde todo languidecía porque nadie se hacia cargo...
simple, clara y contundente la columna...como siempre.
María
¡Qué ganas de vivir un buen cierre de reunión! Con directivas, con guía para el seguimiento, convirtiendo a la reunión en algo logrado y con logros...mil veces nos han despedido con un bueno...hasta la proxima.
Laura
Me gustó lo de los materiales para volver a ellos. En el lío de una reunión, es interesante tener presentes los temas, o los objetivos.
Importantes, como siempre,tus aportes.
Mario
Me parece bien lo de que alguien maneje tiempos y paute intervenciones aunque estas estén programadas. Si no la gente habla y habla, no respeta los tiempos ni a las personas, y sufrimos todos.
Myriam
¡Gracias Adriana!
Sí, era muy cómico ver con qué cuidado bajaban ese cono para luego no poder comunicarse.
Hasta pronto
Andrea
¡Gracias Gonzalo!
Es que las reuniones deben ser necesarias y estar incluidas en una plenificación, no surgir como la unica posibilidad y quedar en eso, en ser reuniones.
Hasta pronto
Andrea
¡Hola Luis y Macarena!
Lo lamento, a veces las letritas esas son muy confusas.
Sí, la coordinación la puede hacer un jefe, u otra persona encargada de eso. Se necesitan ciertas habilidades a veces resulta interesante ver en el equipo quien las tiene o rotar en las coordinaciones para que todos las eprendan e incorporen.
En la familia, si ustedes se fijan, va a haber alguien a quien le sale naturalmente, asi como hay algun otro que se ocupa de mantener la memoria, acordarse de los cumpleaños, etc. Pero también se puede rotar o en una misma reunión colaborar varios.
Hasta pronto
Andrea
¡Gracias María!
Hasta pronto
Andrea
¡Hola Laura!
Y viste que sencaión fea deja eso, la de irse sin nada en las manos...
Hasta pronto
Andrea
¡Gracias Mario!
Sí, y cuanto más complicado sea el clima o los temas de la reunión mas necesarios son esos apoyos, ayudan a la organización del pensamiento.
Hasta pronto
Andrea
¡Hola Myriam!
Sí, es necesario que alguien paute pero que lo haga natruralmente, sin presiones para con los que hablan, cuidando las formas y siendo equitativo.
Hasta pronto
Andrea
¿Qué pasa cuando por algo se interrumpe una reunión? ¿Qué hacen los organizadores? ¿Qué tienen que hacer los participantes?
Muy buena la columna
Jorge
Uno, como participante, ¿tiene que prepararse para una reunión?
Buen fin de semana
Belén
¿Qué queres decir cuando decis que se construya el contenido?
Margarita
¿Qué queres decir con que el coordinador no se enfoque en la gente?
Julia
¿Qué poder de decisión tiene uno como participante? ¿Qué es lo que realmente puede hacer?
DM
¡Hola Andrea!
Estoy totalmente de acuerdo con que es importante el seguimiento. En una época nos reunimos varias veces en una comisión para armar una biblioteca en un barrio. Pero quedo en eso, en reuniones alas que todos ibamos con esperanza y ganas de trabajar...pero no se siguió y las cosas se desarmaron.
Milagros
¡Gracias Jorge!
Cuando se interrumpe una reunión se hace necesaria esa persona a cargo, que explicará si hay una razón para la interrupción, o liderará lo que haya que hacer en caso de una crisis.
Esta persona puede ser alguien entre los organizadores, que sería lo lógico sobre todo si hay una explicación o es una decisión organizacional el suspender, o si no está, lo puede hacer un integrante. Lo del integrante suele verse cuando la interupción es por un evento externo, y alguien asume la dirección por sus características personales. En general la gente tiene a volverse hacia quien naturalmente lidera y no necesariamente tiene que estar entre los organizadores.
Hasta pronto
Andrea
¡Hola Belén!
Si, es lo ideal prepararse. Si uno tiene que participar con una presentación o explicación, hay que prepararla, tener todos los materiales necesarios, calcular y ajustarse al tiempo, acordar el orden., etc. Si uno solo va como participante, estar al tanto de la hora de comienzo y fin, disponer del tiempo para participar, cumplir con las pautas, aportar lo que pueda aportar, y disfrutar la reunión.
Hasta pronto
Andrea
¡Hola Margarita!
Quiero decir que , aunque la mayoría de las cosas estén pautadas, armar una reunión implica buscar que en grupo, se decidan cosas, se ideen nuevas posibilidades, es decir, en el intercambio se de lugar a nuevos pensamientos. Si quien coordina no da lugar es difícil desarrolla una interacción productiva de construcción de un sentido común.
Hasta pronto
Andrea
Hola Julia!
Dije que ponga el foco en las ideas, es decir que no se concentre en los estilos, las formas, la simpatía o no que despiertan algunas personas, sino en los valiosos aportes, en el contenido, en el producto de la interacción. De esta manera florecerá el trabajo y no los temas laterales.
Hasta pronto
Andrea
¡Hola DM!
Sin el participante no habría reunión. Decide participar, aportar, discutir determinadas ideas, y en el peor de los casos, levantarse e irse. Cumpliendo con las pautas de su rol, el participante tiene la libertad que le da la organización si es un miembro de la misma y su propia libertad de decisión a partir de eso.
Hasta pronto
Andrea
¡Hola Milagros!
Lamento que no hayan podido seguir. Pero es así, no importa lo fantásticas que sean las reuniones, si no se sigue el trabajo posterior, no se logra nada y se transforma en inútil a la reunión.
Hasta pronto
Andrea
¡Hola Andrea!
Desde Bogotá te saludamos y queremos felicitarte por tu columna y el blog.
Somos un grupo de voluntarios de una radio popular y nos sirven tus notas para plantearnos temas y generar discusiones.
Ahorita nos seguimos comunicando
Pedro Quirro y la gente de Radio Popular.
¿Cómo se condicen los refrescos y las galletitas con los 10 minutos sin sentarse?
Alberto
¿Está bien pautar los tiempos para que cada uno hable?
Magalí
¿Qué es un clima de apertura a la comunicación?
Como siempre, muy buena la columna!
Angélica
Te vamos a escuchar mañana...con ganas de tenerte en nuestra radio...
Los amigos del 1
¡Buen día Andrea!
Por favor podes esta mañana hablar en la radio sobre como aprendemos a comunicarnos?
Gracias
María Elena
Sí, por favor, a nosotros también nos gustaría ese tema, al menos si no preparaste otro.
Luis y Macarena
Otra de tus frases célebres:"Las reuniones efectivas son un eslabón en la cadena del trabajo conjunto".
Sabés, las voy anotando en la agenda, para tenerlas presentes.
Mario
A mi tambien me gustaría escucharte hablar sobre el aprendizaje de la comunicación.
Betty (Santa Rosa)
¡Gracias Andrea!
REcordaba tu explicación de un taller que una vez nos diste y me encantó volver a escucharte. Sigo diciendo que lo de la radio es corto y se pierde en el programa, a ni me gustaría algo mas largo.
María Elena
Coordinar una reunión implica hablar y hablar, resumir a cada rato y en definitiva decir lo que uno quiere? Mi jefe coordina las reuniones de trabajo que tenemos de esa forma...estamos hartos, creemos que el las hace para escuchar su voz.
Carolina
¡Hola Pedro Quirro y la gente de Radio Popular! Gracias por su comentario!
Sé del enorme trabajo que están haciendo con las radios populares y los felicito por eso.
Hasta pronto!
Andrea
¡Hola Alberto!
No necesariamente coinciden en la misma reunión. La idea de los refrescos es para reuniones que se prolongan o que se realizan en horas determinadas. A veces convidar un caramelo o una galletita es solucionar un aspecto que puede entorpecer la interacción, el cansancio de la gente.
Hasta pronto
Andrea
¡Hola Magali!
Si, esta bien porque hace a la organización de la reunión y también da la posibilidad a todos para que hablen.
Hasta pronto
Andrea
¡Gracias Angélica!
Un ambiente favorecedor del intercambio, en el que cada aporte es valorado, se escucha con atención, no se interrumpe...
Hasta pronto
Andrea
¡Gracias por escucharme!
Andrea
Gracias María Elena! por proponer el tema y por escucharme!
Andrea
¡Gracias Luis y Macarena!
A mi me ayuda que me sugieran temas.
Hasta pronto
Andrea
¡Muchas Gracias Mario!
Andrea
¡Gracias Betty por proponer temas y por escucharme!
Andrea
¡Gracias María Elena!
Andrea
¡Hola Carolina!
Han probado comentarle esto? y si no pueden, quizás puedan proponerle armar una reunión ustedes y coordinarla de otra forma para que le sirva de espejo.
Hasta pronto
Andrea
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