La Columna, edición del 24 de Abril de 2008

Buscando eficacia en las herramientas de gestión

Las Reuniones : Planificar para motivar

Habituales como forma de trabajar en equipo, necesarias a la hora de aunar esfuerzos para el logro de objetivos, las reuniones nos cansan y aburren. ¿Cómo hacer que sean productivas y también convocantes?

Algunas de las quejas mas escuchadas sobre lo que pasa en las organizaciones están relacionadas con las reuniones. “Son excesivamente largas e improductivas”, “Perdemos muchísimo tiempo”, “Son aburridas”, “Mucha charla para nada”,”Siempre la misma historia”, “Te citan para mantenerte al tanto, pero a la hora de decir lo que necesitás, te cortan”.

Las reuniones son la manera en que las organizaciones comparten información y habilitan a sus miembros a aportar esfuerzos para el logro de objetivos. Asimismo, son claves a la hora de realimentar la cultura y el clima organizacional y pueden ser una forma efectiva de producir resultados.

El lado oscuro

Tienen, también, mala fama porque en la mayoría de casos los encuentros son displacenteros y se concurre a ellos por obligación y sin muchas expectativas. Sin embargo, a veces las vivencias son otras, y las personas salen satisfechas, sintiendo que han logrado algo y que son parte de una organización en la que es bueno trabajar. Aunque influyen en gran medida, la diferencia entre las reuniones productivas y los fracasos no la hacen el tema ni los participantes, sino la preparación y la conducción.

Antes de decidir

Una buena planificación y un armado acorde facilitarán el trabajo y darán lugar a la participación comprometida y al logro de resultados. Pero antes de decidir la reunión es bueno considerar lo siguiente:

¿Justifica el costo total de la reunión (monetario, de tiempo, de esfuerzo, de exposición) las ventajas de realizarla?

Las personas que pueden tomar decisiones, ¿estarán disponibles para concurrir? ¿Es oportuno realizar la reunión ahora?

¿Hay otras alternativas para reemplazar la reunión, como por ejemplo distribuir algún tipo de información a través de un folleto o documento o por e-mail, realizar llamadas telefónicas, encontrarse con dos o tres personas clave?

Preparar bien

Una vez que se define que la reunión es la mejor opción, será tiempo de trabajar en su preparación, a partir de:

• Definir objetivos y resultados deseados. Establecer un propósito claro a partir de lo que se está tratando de lograr con la reunión. ¿Es una reunión de trabajo? ¿Un encuentro informativo? ¿Se busca tomar decisiones? ¿Se tratarán casos puntuales?
• Determinar los temas a tratar y el mejor formato para trabajar cada uno de ellos. ¿Habrá una exposición oral? ¿Una presentación de Power Point? ¿Se discutirá en asamblea al final? ¿Se abordará cada tema en subgrupos? ¿Se plantearán ideas nuevas?
• Estimar la duración del encuentro. Establecer el tiempo para cada cosa organiza y ayuda a planificar adecuadamente.
• Decidir:

Hora de comienzo y de finalización. La gente necesita saber cuanto tiempo va a invertir y organizarse para eso.

Lugar de la reunión. ¿Obvio? No siempre. Tiene que ser un espacio cómodo y que facilite la interacción. No es fácil, por ejemplo, para 16 propietarios llegar a un acuerdo sobre el edificio en el pasillo de 2x 2 frente al ascensor, ni cómodo para todos los padres sentarse durante tres horas en las sillitas que sus hijos usan en el jardín de infantes. Otras veces se avisa el lugar de la reunión pero no el salón o la oficina donde se realizará.

Participantes e invitados. ¿Habrá oradores? ¿Alguien aportará un ejemplo? ¿A quienes se invitará a participar?

Los roles de los participantes, y lo que se espera de ellos. ¿Hablarán del proyecto los líderes o los realizadores? ¿Quién se encargará de cada tema? ¿Quién coordinará? Las improvisaciones pueden ser simpáticas pero no siempre son efectivas. Traer el tema preparado a la reunión ayuda a respetar el tiempo asignado y a ser claro y preciso.

También es importante establecer pautas para los aportes de los participantes. Resulta muy frustrante concurrir a una reunión sobre un tema que interesa y verse frenado a la hora de manifestar una necesidad o una opinión. La posibilidad o no de participación debe ser clara, para permitir la elección de concurrir o no. Y en el caso de habilitar la participación, es necesario coordinar las intervenciones para que todos puedan hablar.

Estructurar la discusión o el trabajo para incluir los temas y el aporte de todos puede parecer complejo y demasiado planificado, pero habilita el logro de resultados.

• Avisar de la reunión y presentar la información con tiempo así los participantes pueden planificar y prepararse. Conocer los temas que se tratarán y la forma de desarrollo de la reunión también ofrece a las personas la posibilidad de decidir si quieren participar o no.

Recuadro:

La vida de reunión en reunión

¿Pensaste alguna vez el tiempo que pasamos en reuniones? Fijate que hace Sofía:

3 reuniones de padres anuales de tres horas en el colegio por cada uno de sus cuatro hijos; 2 reuniones de trabajo de 2 horas promedio por semana en su empleo;1 reunión semanal de 4 horas en un club al que pertenece; 1 reunión de la asociación de vecinos de tres horas cada dos meses;2 reuniones de padres de Patín de 3 horas por año; 6 reuniones de cuatro horas durante 3 meses para la organización de la Fiesta de Egresados del hijo mayor;3 reuniones de familia de seis horas para organizar los 70 de la abuela.

¿No le convienen reuniones eficaces?