La Opinión de Trenque Lauquen

Gestión de Recursos

Horas y minutos al alcance de la mano

Administrar el tiempo de manera ineficaz genera estrés, dificulta el logro de objetivos y afecta la productividad.

El tiempo es un recurso inusual. Es perecedero, no renovable, puede ser prestado, pedido, alquilado, comprado y ahorrado. Sin embargo, si nos dejamos llevar por la frase de Ama Ata Aidoo, “El tiempo por sí mismo no significa nada, hasta que le damos algo para que nos lo lleve, algo que tiene valor para nosotros. Entonces sí comienza a tener sentido”.

El sentido que cada uno da al tiempo es el que determina la forma en que lo usa y aprovecha. Cada semana, todos contamos con las mismas 168 horas, aunque, del dicho al hecho…” A mí el tiempo no me alcanza para nada”, “Para terminar todo tengo que quedarme hasta altas horas en la madrugada”, “corro todo el día y no cumplo”, “no tengo tiempo para mí”.

Mal manejo

La mala administración del tiempo da lugar al estrés, al salto de tarea en tarea sin posibilidades de cumplir con todas, al vivir “apagando incendios”, a dejar decisiones pendientes y a desperdiciar, también, el tiempo de los demás.

Quienes no utilizan este recurso en forma eficaz encuentran difícil organizarse, les cuesta distinguir entre lo urgente y lo importante, no equilibran el tiempo dedicado al trabajo con el dispuesto para la vida familiar, y se sienten sobrecargados y exigidos.

La gestión ineficiente del recurso tiempo afecta la productividad de las empresas, dificulta el logro de objetivos, inhabilita la planificación precisa y desorganiza el trabajo conjunto.

Adaptación al momento

La administración exitosa del tiempo en actividades organizacionales no depende solamente de planificación y coordinación efectivas, sino también y muy fundamentalmente, de la sensibilidad temporal individual, esto es la habilidad de cada individuo para adaptar el tiempo de desarrollo de sus actividades a las necesidades, a los cambios, y a los eventos no anticipados.

A partir de nuestra sensibilidad temporal somos capaces de establecer tiempos a cumplir, organizar temporalmente numerosas tareas, armar cronogramas de realización. Esa habilidad también nos capacita para advertir aceleraciones o enlentecimientos de situaciones a partir de cambios internos o del entorno que modifican los tiempos de realización. Y, lo que es más importante, nos permite adaptarnos a dichos cambios, dispara nuestro compás de espera o nuestro motor de aceleración.

Darse el tiempo

¿Cómo desarrollar la sensibilidad temporal? Trabajando para mejorar la gestión del recurso tiempo, a partir de:

Reconocer la significación que se da al tiempo. La experiencia del tiempo, el estrés que se vive, los apuros, los “no llego”, tienen mucho más que ver con los pensamientos que con el reloj. Ideas y juicios acerca del tiempo dan marco a la manera en que se administra. ¿Quién maneja el tiempo? ¿Qué significan tarde y temprano? ¿Cuánto tiempo puedo esperar? Significamos a partir de nuestras reacciones, actitudes, historias, emociones, expectativas. Y al significar cargamos de contenido a los segundos, minutos, horas o días. Reconocer lo que el tiempo significa para cada uno y compartirlo con aquellos con quienes hay que acordar acciones, es una ayuda inestimable a la hora de cooperar.

Conocer cómo se utiliza el tiempo. Es muy interesante anotar durante varios días el tiempo que se dedica a cada actividad. ¿Cuánto dedico a contestar llamadas? ¿Qué tiempo me llevan las compras diarias? ¿Cuántas horas duermo? ¿Cuánto paso reunido con los vendedores? ¿Qué parte de mi día comparto con la familia? ¿Qué tiempo disfruto? Cada interrupción me roba… Poner esto en el papel ayudará a reconocer áreas no cubiertas, tareas sobredimensionadas, desbalances y olvidos.

Contar las horas

Restablecer objetivos. En base a lo que es importante, se determina qué se quiere lograr cada día y semana. Desglosando cada objetivo en tareas y actividades, es posible asignar un tiempo a cada una y establecer prioridades. Conocer con anticipación lo que hay que hacer, no solo organiza sino que deja el espacio adecuado a la atención de cada cosa.

Organizarse: Esto es hacerse cargo de manejar los eventos para aprovechar mejor el tiempo. Diseñar las herramientas que ayuden a señalar y hacer recordar los tiempos asignados a cada cosa: agendas, listas, calendarios, planificadores, etc. Este tipo de organizadores también es útil a la hora de coordinar acciones y lapsos en la interacción con otros.

Dar cuerda

Identificar y eliminar los distractores. ¿Qué cosas impiden que uno cumpla los tiempos que se propuso? Las interrupciones, el revisar el correo electrónico varias veces por hora, asumir tareas de otros, el tener el escritorio totalmente desordenado… son cosas manejables para evitar que sigan haciéndonos perder tiempo y energía.

Simplificar las tareas. ¿Qué tiempo se dedica a cada tarea? ¿Podría hacerse en menos tiempo? Muchas veces repetimos trabajo, o realizamos tres pasos cuando podríamos hacer dos. Establecer la forma en que se trabaja, y sobre todo el tiempo que se dedica hacer cada trabajo ayudará a optimizar la tarea. También dará base a planes más exactos y permitirá conocer en detalle las propias necesidades de tiempo para poner en común en una planificación conjunta.

Recuadro:

Urgente e importante

Las cosas urgentes son por lo general muy visibles. Ante ellas reaccionamos, nos presionan, reclaman acción. Y muchas veces complacen a otros.

Lo importante, por su parte, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, hace un aporte a nuestra vida, se relaciona con nuestros valores, con nuestros propios objetivos. Lo importante nos lleva a la acción, nos conecta con la proactividad.

En la medida en que podamos discernir entre lo urgente y lo importante evitaremos dejar pasar importancias que luego se transforman en urgencias. Y, al optimizar el uso de las horas, trataremos a las urgencias “a su debido tiempo” y con menos estrés.

Andrea Turchi