La Columna, edición del 6 de diciembre de 2007

Los altos costos de postergar II

“Cambio de hábito”

Estrategias sencillas para evitar caer en el círculo vicioso de las dilaciones

La postergación es un hábito. Podemos decir que un hábito es una conducta repetitiva arraigada y que se desarrolla de forma automática. Desarmar el hábito de postergar requiere, como medida fundante, reconocerlo.

Reconocer que uno posterga, descubrir qué características tiene la propia postergación, sacarla de la obviedad cotidiana habilita para hacerse cargo de ella y modificarla.

¿Qué postergo? ¿Es siempre lo mismo? ¿Abandono compromisos que hice sintiéndome obligado? ¿Dilato confrontaciones? ¿En qué momentos? ¿Dejo para después aquello que tiene que ver con mi salud? ¿Colgué mis sueños? ¿Postergo lo que no me interesa o lo que me interesa mucho? ¿Pienso que lo de los demás es más importante que lo mío? ¿Creo que no soy capaz para realizar esa tarea? ¿Temo “quedar expuesto” ante mis compañeros si soy exitoso? ¿Espero para hacer lo que debo hasta el último momento? ¿Necesito tener más claro lo que esperan de mí? ¿Empiezo algo y siempre encuentro otra cosa para hacer?

Responder honestamente a estas y otras preguntas es también una manera de descartar las excusas, las explicaciones que desarrollamos para sostener las acciones de postergar.

Lo que hay que hacer

No hay una receta universal para postergadores, ya que cada uno lo hace a su modo y de acuerdo con sus circunstancias, sin embargo, hay estrategias para aplicar y avanzar en el camino de la acción efectiva.

• Establecer prioridades y organizar las tareas a realizar de acuerdo con ellas. Determinar qué es lo importante y qué lo urgente y valorar cada tarea de manera apropiada. En esta etapa es importante organizar las tareas en “para hacer”, “para descartar”, “para delegar”.

• Establecer objetivos claros y específicos. Saber qué hacer y cómo hacerlo acorta tiempos y tranquiliza.
• Estimar el tiempo que cada tarea llevará. Aprender a estimar acertadamente cuánto tiempo llevará una tarea y a establecer fechas tope personales previas a las determinadas externamente son herramientas muy importantes para evitar postergar. El manejo correcto del tiempo es esencial no sólo para dar lugar a eventos no planeados que pueden presentarse, sino para desarrollar la sensación de tener el control y sentirse confiado en cuanto a su trabajo.

• Dividir la tarea en trabajos más pequeños y abordables. Pretender hacer todo el trabajo del año suena desmoralizador aun para aquellos que no postergan… Resulta muy importante tener conciencia del trabajo global que debe realizarse pero igualmente importante y desde la posibilidad de postergar, ineludible, el agendar y realizar tareas cotidianas.

• Establecer mecanismos de recordación de la tarea. Hacer bien visible la tarea la hace más difícil de ser postergada. Ubicar el trabajo en un lugar ineludible, utilizar agendas y calendarios y pegar cartelitos en la heladera, comentárselo a compañeros de trabajo que puedan preguntar por él, pedirle a alguien que controle el avance a cambio de controlar su tarea, ayudarán a no pasarla por alto. Si se han identificado las distracciones a las que suelen recurrir para postergar, es allí donde deben colocarse recordatorios de la tarea, para que desoculten la intención de postergación. Estos recordatorios pueden ser atractivos para que sostengan la motivación.

• Preparar las herramientas de trabajo y eliminar distracciones Ser honesto con respecto a las distracciones que lo tientan, organizar las herramientas de trabajo que se necesitan antes de empezar y elegir el entorno más apropiado son factores importantes a incorporar en todo intento de superar la postergación.

• Determinar los mejores momentos. La mayoría de la gente tiene momentos de mayor producción, concentración, distracción, vitalidad, etc. a lo largo del día. Establecer cuál es su momento más productivo puede ayudarlo a ubicar en ese lapso las tareas más dificultosas o importantes y dejar otras más rutinarias o fáciles para sus momentos menos productivos.

A veces las personas descubren útil elegir qué tarea realizarán primero. Esto organiza la jornada y logrando algo temprano entran en un círculo productivo de todo el día.

Puntos muy importantes a considerar son empezar, desarrollar y terminar cada pequeña
tarea, tomar cada problema como llega y hacerse cargo de él en ese momento y no perder de vista que cada pequeña tarea es una pieza importante en el puzzle final. Si se monitorea concientemente el avance de a pequeños pasos, será posible reacomodar recursos, rediseñar el presupuesto de tiempos y terminar sin correr ni estresarse.

• Recompensarse. Toda persona necesita diversidad de estímulos, poder relajarse y descansar periódicamente. Equilibrar trabajo con recompensas, expansión y gratificación por la tarea realizada ayudará a quien trata de evitar la postergación a no sentirse resentido acerca de la tarea a realizar, el trabajo ya realizado y su propia persona como hacedor de esa tarea.

Estas estrategias pueden ser desarrolladas en un esfuerzo personal por cambiar los hábitos de postergación y también ser incluidas en una cultura de acción organizacional que favorezca el logro de objetivos corporativos y cuide el bienestar de los empleados.

Andrea Turchi

Una ampliación del recuadro "Razones de la postergación" que se publicó con la edición impresa de esta columna en el Diario la Opinión pueden hallarla haciendo click aquí